انجام یک معامله فروش ملک موفق و بی‌دردسر در بازار مسکن ایران، بدون شناخت دقیق مدارک موردنیاز، امری بسیار دشوار و چالش‌برانگیز خواهد بود. روند خرید و فروش ملک همواره با ملاحظات حقوقی و اداری متعددی همراه است که بی‌توجهی به هر کدام می‌تواند منجر به اختلافات حقوقی یا از دست رفتن سرمایه شود. از طرفی در این مسیر نیاز به مواردی بوده که معمولاً شامل مدارک شناسایی طرفین، سند مالکیت، استعلامات و گواهی‌های مالیاتی میشود. بدون شک هر نقصی در مدارک، ممکن است قرارداد فروش ملک‌تان را با چالش رو به رو کند. از همین رو در ادامه این مقاله از سایت الوملک تصمیم داریم به طور ویژه به موضوع مدارک فروش خانه بپردازیم، پس اگر قصد خرید و فروش ملک دارید، تا انتهای متن همراه ما باشید.
به طور کلی، انتقال سند ملک در دفترخانه اسناد رسمی، با طی مراحل دقیق حقوقی برای ثبت قانونی مالکیت جدید انجام میشود. این فرایند، مدارک مشخص و متعددی را می‌طلبد که نقص یا عدم اعتبار هر یک از آن‌ها، می‌تواند باعث توقف مراحل سند زدن یا حتی بروز مشکلات قانونی در آینده شود. این موضوع را در نظر داشته باشید که با اجرایی‌شدن قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و سامانه‌های الکترونیکی، بخش مهمی از فرایندها دیجیتالی، ساده‌تر و شفاف‌تر شده‌اند.
با این حال، دفتر اسناد رسمی، پیش از انجام مراحل تنظیم سند، اصالت و کامل‌بودن مدارک طرفین قرارداد را با دقت بررسی می‌کند. در مجموع، آگاهی از لیست کامل مدارک فروش خانه و آماده‌سازی آن‌ها پیش از مراجعه برای تنظیم سند، مهم‌ترین اقدام برای انجام یک معامله مطمئن خواهد بود.
اگر تصمیم به فروش ملک خود گرفته باشید، باید یک سری مدارک آماده کرده و برای تنظیم سند رسمی ارائه دهید. این مدارک در بخش‌های مختلف شامل موارد زیر میشود:
یکی از مهم‌ترین گام‌ها در معاملات ملکی، احراز دقیق هویت طرفین قرارداد است. به طور کلی بر اساس قانون، طرفین معامله علاوه بر داشتن اهلیت قانونی (بلوغ، رشد، سلامت عقل و اختیار)، باید با ارائه اسناد مختلف هویت خود را اثبات کنند. مدارک هویتی لازم عبارت‌اند از:
اصل و تصویر کارت ملی هوشمند
اصل و تصویر شناسنامه (همه صفحات)
ثبت نام و تأیید هویت در سامانه ثنا (برای امضای الکترونیک و دریافت ابلاغیه)
کد پستی و آدرس دقیق
شماره همراه به نام فرد (برای پیامک‌ها و احراز هویت)
آگهی تأسیس و آخرین تغییرات، شناسه ملی شرکت و معرفی‌نامه امضاءدار مجاز برای اشخاص حقوقی
دفترخانه اسناد رسمی مدارک فروش خانه را با اطلاعات سند مالکیت و سامانه ثنا، تطابق داده و با دقت بررسی می‌کند. در حقیقت اگر مغایرتی در اطلاعات هویتی وجود داشته باشد، معامله باطل شده یا به تعویق می‌افتد. از سوی دیگر، زمان نوشتن انواع قرارداد خرید و فروش ملک بهتر است دو شاهد معتبر به همراه مدارک شناسایی برای امضای مبایعه‌نامه حضور داشته باشند. این موضوع را هم به خاطر داشته باشید که برای حضور وکیل قانونی، اصل و کپی وکالت‌نامه رسمی و مدارک شناسایی وکیل الزامی است.
یکی دیگر از مدارک فروش خانه، ارائه سند مالکیت است؛ البته انواع سند شامل سند منگوله‌دار، تک‌برگ، مشاعی و... میشود که هر کدام مدارک خاصی را برای ارائه به دفترخانه نیاز دارند. با این وجود، در حالت کلی موارد زیر را باید برای تنظیم سند به همراه داشته باشید:
اصل و کپی سند
اصل و کپی بنچاق (در صورت وجود)
صورت‌مجلس تفکیکی (برای آپارتمان)
اصل و کپی سند مشاعی به همراه رضایت‌نامه یا وکالت‌نامه رسمی همه شرکا
سایر مدارک ملکی
طبق قانون ثبت اسناد و املاک کشور، تنها کسی مالک رسمی ملک تلقی میشود که نام او در دفتر املاک اداره ثبت درج شده باشد. در حال حاضر، داشتن سند تک‌برگ، شرط اصلی نقل و انتقال رسمی ملک به شمار می‌رود، از همین رو باید قبل از انجام کار‌های سند زدن، با مراجعه به اداره ثبت سند‌های منگوله‌دار قدیمی را تبدیل به سند تک‌برگ کنید.
پیش از صدور و امضای سند رسمی، دفترخانه باید صحت وضعیت ملک را از جنبه‌های مختلف بررسی کند، برای این منظور استعلامات مدارک فروش خانه به صورت الکترونیکی انجام میشود؛ اما فروشنده باید تسویه‌حساب‌های مربوطه را انجام دهد.
استعلام ثبتی از اداره ثبت اسناد و املاک (اثبات مالکیت فروشنده، بررسی عدم رهنی، بازداشت، توقیف یا مانع قضایی و عدم معارض)
استعلام شهرداری (مفاصاحساب نوسازی و پسماند، تسویه عوارض شهرداری تا روز انتقال)
استعلام مالیاتی از سازمان امور مالیاتی (گواهی پرداخت مالیات نقل و انتقال قطعی ملک)
استعلام از سازمان تأمین اجتماعی (در املاک نوساز، اداری و تجاری)
استعلام سازمان اوقاف (در املاک وقفی)
همان‌طور که اشاره کردیم، این گواهی‌ها و استعلامات اغلب با یک کد رهگیری و شناسه بین دفترخانه و اداره مربوطه صادر میشود. از طرفی فروشنده موظف به تسویه کامل بدهی‌ها، ارائه فیش‌های پرداختی و دریافت مفاصاحساب است. بد نیست بدانید که حتی یک ریال بدهی معوق همچون بدهی مالیاتی یا عوارض شهرداری می‌تواند صدور گواهی مثبت و تنظیم سند را غیرممکن کند.
به عنوان یکی دیگر از مدارک فروش خانه، لازم است که اصل گواهی پایان کار یا استعلام عدم خلافی شهرداری (مخصوص املاک واقع در محدوده شهر‌ها) به دفترخانه اسناد رسمی ارائه شود. در حقیقت داشتن گواهی پایان کار، یعنی ساختمان مذکور مطابق با پروانه صادره از شهرداری ساخته شده و کلیه ضوابط و مقررات شهری، فنی، ایمنی و جانمایی رعایت شده است. برای اخذ گواهی پایان کار شهرداری، باید از قبل مدارکی را به شهرداری ارائه دهید که عبارت‌اند از:
فرم درخواست پایان کار (توسط مالک یا وکیل قانونی)
اصل پروانه ساختمانی (جواز ساخت)
اصل و کپی سند مالکیت
اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه مالک، وراث و وکیل
نقشه‌های مصوب ساختمانی (معماری، سازه، تأسیسات)
گزارش کامل مهندس ناظر (اتمام عملیات ساختمانی)
تأییدیه آتش‌نشانی (ساختمان‌های بالای ۶ طبقه یا بیش از ۸ واحد)
تأییدیه استاندارد آسانسور (در صورت وجود)
اصل و کپی قبوض آب، برق، گاز و تلفن
پرداخت و تسویه کلیه عوارض ساختمانی و جریمه‌های احتمالی ماده ۱۰۰
فراموش نکنید که بدون ارائه گواهی پایان کار ساختمان، دفترخانه، سند ملک را منتقل نخواهد کرد. این برگه از مهم‌ترین مدارک فروش خانه بوده که باید فاقد ایراد، قابل استعلام و دارای تاریخ معتبر باشد. در نهایت اگر خانه موردنظر در زمان ساخت یا حتی بعد از اخذ گواهی پایان کار، تخلفاتی در ساخت همچون تغییر کاربری یا افزایش و کاهش بنا داشته باشد، گرفتن گواهی عدم خلاف و پرداخت جریمه نیز ضروری خواهد بود.
در شرایطی که مالک اصلی فوت کرده و وراث قصد فروش ملک ارثی را دارند، مدارک فروش خانه ورثه‌ای عبارت‌اند از:
اصل و کپی گواهی انحصار وراثت (از شورای حل اختلاف یا سامانه الکترونیک رسمی)
شناسنامه و کارت ملی متوفی و تمامی وراث
سند مالکیت ملک به نام متوفی
اصل و کپی برابر اصل فرم ۱۹ مالیات بر ارث (گواهی واریز مالیات بر ارث)
حضور تمامی وراث یا وکالت‌نامه یا رضایت‌نامه از کلیه وراث (در صورت فروش توسط یک یا چند نفر)
صورت‌جلسه مشخص‌کننده سهم هر وارث در ملک (در املاک مشاع)
به طور کلی، وراث با ارائه این مدارک و تسویه مالیات بر ارث، می‌توانند ملک را بفروشند. در غیر این صورت دفتر اسناد رسمی مجاز به انتقال سهم هیچ‌کدام از وراث یا فروش ملک نخواهد بود.
اگر فروشنده امکان حضور در دفترخانه را برای انتقال سند را به دلایل مختلف همچون سکونت در شهر دیگر، مسافرت، بیماری و... را نداشته باشد یا به دلایل حقوقی و مالی ترجیح می‌دهد از طریق وکیل معتبر ملک را بفروشد، مدارک فروش خانه برای این حالت به شرح زیر است:
اصل و کپی وکالت‌نامه رسمی (تنظیم شده در دفتر اسناد رسمی)
حدود اختیارات واضح و کامل (حق فروش، تنظیم سند، دریافت ثمن، اسقاط خیارات، و...)
مشخص‌بودن مشخصات ملک (پلاک ثبتی، آدرس) در متن وکالت‌نامه
اصل کارت ملی و شناسنامه وکیل
اصل سند مالکیت یا اسناد اثباتی
این نکته مهم را مدنظر قرار دهید که وکالت‌نامه رسمی باید از هر نظر قانونی و قابل استعلام باشد و در متن آن حق انتقال قطعی و دریافت وجه قید شود. چرا که وکالت‌نامه‌های غیررسمی و دست‌نویس به هیچ عنوان برای تنظیم سند قابل قبول نیستند.
یکی از الزامات و مدارک فروش خانه برای معاملات املاک در سال ۱۴۰۴، دریافت کد رهگیری رسمی برای هر معامله خرید، فروش یا اجاره است که از طریق سامانه کاتب یا سامانه معاملات املاک و مستغلات کشور صادر میشود. در حقیقت این کد، شناسه‌ای یکتا برای هر قرارداد ملکی است که از معاملات معارض (فروش یک ملک به چند نفر) جلوگیری می‌کند.
کد رهگیری پیش‌نیاز برای ثبت رسمی سند ملک بوده و بدون آن هیچ دفترخانه‌ای اقدام به صدور سند رسمی نخواهد کرد. به طور کلی تمام مراحل ثبت قرارداد، استعلامات و پیگیری از طریق همین کد صورت می‌گیرد. برای اخذ کد رهگیری، طرفین قرارداد باید مدارک شناسایی، مالکیت و همه اطلاعات ملک را در سامانه ثبت کنند.
اگر در مسیر فروش ملک‌تان هستید و این پرسش برای شما پیش آمده است که آیا مدارک فروش خانه شما برای انتقال سند ملک کامل است یا نه؟ پیشنهاد می‌کنیم، نگاهی به لیست زیر بیندازید.
|
مدرک |
ارائه‌دهنده |
توضیح |
|
اصل و کپی کارت ملی هوشمند و شناسنامه |
هر دو طرف |
احراز هویت خریدار و فروشنده |
|
اصل سند مالکیت (تک‌برگ یا منگوله‌دار) |
فروشنده |
سند رسمی ملک، الزامی برای انتقال قطعی |
|
بنچاق یا صورت‌مجلس تفکیکی |
فروشنده |
برای آپارتمان‌ها و املاک تفکیکی |
|
مفاصاحساب عوارض شهرداری و نوسازی |
فروشنده |
اثبات تسویه بدهی‌های شهری |
|
گواهی پایان کار یا عدم خلاف شهرداری |
فروشنده |
اثبات طی مراحل اداری و نداشتن تخلف |
|
مفاصاحساب مالیات نقل و انتقال |
فروشنده |
گواهی پرداخت مالیات فروش ملک |
|
استعلام ثبتی اداره ثبت اسناد |
دفترخانه |
وضعیت مالکیت، رهن، بازداشت و سابقه ملکی |
|
کد رهگیری معاملات املاک |
هر دو طرف |
شناسه یکتا قرارداد/ضروری برای تنظیم سند قطعی |
|
فیش پرداخت هزینه‌های قانونی |
هر دو طرف |
پرداخت حق‌التحریر محضر، مالیات، عوارض |
|
وکالت‌نامه رسمی معتبر یا گواهی انحصار وراثت |
فروشنده/وراث |
در صورت فروش وکالتی یا وراثتی |
|
رضایت‌نامه یا وکالت‌نامه سایر شرکای مشاع |
فروشنده |
در املاک دارای مالکیت اشتراکی |
|
قبض تسویه آب، برق، گاز و تلفن |
فروشنده |
در انتقال نام خدمات مشترک پس از فروش |
|
آدرس و کد پستی خریدار و محل مورد معامله |
خریدار |
جهت صدور و ارسال سند تک‌برگ |
در مجموع توجه به موارد گفته شده، نه‌تنها منجر به تسریع معامله خرید و فروش ملک خواهد شد، بلکه امنیت حقوقی و مالی طرفین قرارداد را نیز تضمین می‌کند. از همین رو دقت و آگاهی برای جمع‌آوری و ارائه مدارک فروش خانه، بسیار ضروری به نظر می‌رسد. با این وجود، بهتر است برای انجام معاملات خود از مشورت کارشناسان این حوزه بهره‌مند شوید تا هیچ گونه ابهامی باقی نماند.
همان‌طور که در متن بالا به آن پرداختیم، برای تجربه یک معامله فروش موفق و بدون نگرانی در بازار پرریسک امروز، داشتن آگاهی کامل در مورد مدارک فروش خانه و توجه به هر نکته کوچک گفته شده در این مقاله از اهمیت بالایی برخوردار است. در حقیقت با تقویت و راه‌اندازی سامانه‌های الکترونیکی جدید، تحول در صدور اسناد تک‌برگ، سخت‌گیری در فرایند استعلام بدهی‌ها و الزام قانونی ثبت رسمی همه معاملات، ضرورت تسلط کامل بر مدارک و فرایند انتقال سند، روز به روز بیشتر میشود.
از هویت طرفین معامله و مدارک مالکیت گرفته تا مدارک موردنیاز شهرداری، استعلام‌های قانونی، وضعیت وکالت و وراثت، و گواهی‌های مالیاتی از مواردی است که هم فروشنده و هم خریدار باید در معاملات املاک به آن توجه کنند. بد نیست این موضوع را هم در نظر داشته باشید که پیش از خرید و فروش ملک، برای برآورد قیمت و ارزش واقعی خانه، می‌توانید از سرویس قیمت گذاری ملک سایت الوملک کمک بگیرید. اگر سؤالی در این مورد دارید کافی است در کامنت‌های مقاله مطرح کنید تا کارشناسان ما پاسخ دهند.
